Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Khái niệm về sự kiện

Sự kiện (dịch sang tiếng anh là event) là một hoạt động được diễn ra trong một thời gian nhất định và mục đích rõ ràng quy tụ một số lượng lớn người tham gia vào thời điểm, địa điểm nhất định.

Sự kiện có thể được tổ chức bởi cá nhân hoặc một tập thể và có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,…

Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như: đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing cho các doanh nghiệp như: hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương, …

Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (tiếng anh là event organization) là việc tập hợp và quản lý các yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh… Từ đó, nhằm truyền đạt thông điệp truyền thông mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.

Quá trình tổ chức một sự kiện kéo dài về thời gian kể từ khi hình thành ý tưởng ban đầu, kịch bản chương trình, các công tác chuẩn bị trước sự kiện cho đến khi sự kiện diễn ra và kết thúc; cũng như các công việc sau sự kiện nếu có.

Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch, theo dõi và hoàn thành các phần để đảm bảo ra sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đúng yêu cầu đã được thống nhất trước.

3. Tại sao phải tổ chức sự kiện?

Tổ chức sự kiện có nhiều lý do và lợi ích. Nó giúp tăng uy tín, quảng bá thương hiệu, tạo cơ hội giao lưu và kết nối với đối tác và khách hàng, tăng năng suất và sức mạnh kinh doanh, và tạo sự thú vị và bổ ích cho người tham gia sự kiện.

Tổ chức sự kiện cũng là cơ hội để truyền tải thông điệp và giá trị của doanh nghiệp. Tổng quan, tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu và vô cùng quan trọng của chiến lược kinh doanh và quảng bá thương hiệu.

Thu hút sự quan tâm của công chúng

4. Các loại hình tổ chức sự kiện

Tại Việt Nam, sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đích, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau:

• Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm.
• Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục.
• Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ.
• Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event): những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể.
•  

Sự kiện kỷ niệm thành lập công ty

Nhìn rõ hơn bức tranh về ngành tổ chức sự kiện, hãy điểm lại một số loại hình sự kiện phổ biến hiện nay:

• Press Release: PR các hoạt động liên quan đến thông cáo báo chí
• Activation Event: Hoạt động kích hoạt thương hiệu, thường là phát sampling, hoạt động tại cửa hàng, trải nghiệm sản phẩm, roadshow event
• Business Events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
• Corporate Events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
• Sport Events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao như ngày hội thể thao công ty, Olympic, giải vô địch bóng đá thế giới FIFA, UEFA
• Exhibition Events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm ví dụ như triển lãm Vietbuild, Vietnam Motor Show,…
• Shopper Event: Các sự kiện liên quan đến mua sắm như sales giảm giá, sự kiện bán hàng như trong các siêu thị
• Fundraising Event: Các hoạt động gây quỹ từ thiện như các chương trình từ thiện cho trẻ em vùng cao, chương trình tết vì người nghèo
• Exhibition: Các hoạt động sự kiện triển lãm như Vietnam Expo
• Trade Fair: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
• Sales Event: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
• Festival Event (Festive Event): Sự kiện liên hoan, lễ hội
• Concert/Live Performance: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu, sự kiện biểu diễn trực tiếp như live show Bằng Kiều, Anh Thơ Live Concert 2022
• Government Event: Các sự kiện chính trị của cơ quan nhà nước như đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII, chuyển hướng chiến dịch phòng chống COVID-19
• Entertainment Event: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
• Movie Event: Các hoạt động sự kiện phim ảnh vd như sự kiện ra mắt phim “Bẫy Ngọt Ngào”, phim hành động “578 Sài Gòn”
• Product Brand Event: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
• Event Show: Chương trình sự kiện
• Meeting: Các cuộc họp online hoặc offline
• Seminar: Các buổi hội thảo theo chuyên đề
• Workshop: Các sự kiện chia sẻ về kiến thức ví dụ như: Gõ Cửa Nhà Sen – Tour De Sen Giải Ngố Để Làm Giàu 2022
• Conference: Hội thảo
• Convention: Hội nghị
• Social and Cultural Event: Các sự kiện về văn hóa, xã hội
• Sporting Event: Các sự kiện thể thao (như World cup, Sea Games)
• Marketing Event: Các sự kiện nhằm mục đích tiếp thị, quảng bá
• Promotional Event: Các sự kiện nhằm mục đích xúc tiến thương mại
• Brand and Product Launch: Các sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới

Có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện, chúng ta cần phân loại được.

5. Mục đích của tổ chức sự kiện

Thu hút đối tượng mục tiêu qua sự kiện

Mục đích của tổ chức sự kiện chính là các giá trị, kết quả mà doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức mong muốn đạt được sau đó. Những mục đích của việc tổ chức sự kiện là:

• Gửi gắm được những thông điệp của doanh nghiệp đến với đối tượng mục tiêu. Song song đó chính là hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
• Một sự kiện tốt sẽ giúp nâng cao giá trị và tầm nhận thức của công chúng về thương hiệu của các công ty.
• Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông ngoài và trong sự kiện nhằm chạm đến cảm xúc của người tham gia sự kiện và khách hàng của các công ty.
• Tăng sự kết nối khách hàng với sản phẩm dịch vụ của các doanh nghiệp, từ đó có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh.

Tùy vào việc lên ý tưởng, sáng tạo, lên kế hoạch, lựa chọn phương án thực hiện và khả năng thực thi của các đơn vị tổ chức sẽ có những mục tiêu và loại hình sự kiện khác nhau.

5. Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, Marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu của doanh nghiệp. Đôi khi tổ chức sự kiện sẽ nhằm mục đích bán hàng hoặc hội họp, lễ kỷ niệm, tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.

Nâng cao nhận diện thương hiệu qua sự kiện

Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm dịch vụ. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu của sản phẩm dịch vụ của mình. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Đọc bài viết sau để hiểu hơn về vai trò của tổ chức sự kiện:

6. Quy trình tổ chức sự kiện

Mỗi một sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với từng chương trình cũng không giống nhau. Mỗi một sự kiện cầnlên kế hoạchvà ý tưởng kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng từ đó mới có thể triển khai được quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất có thể.

Nhìn chung, quy trình tổ chức sự kiện sẽ được chia làm các giai đoạn như sau:

Giai đoạn trước bắt đầu tổ chức sự kiện

• Các công ty tổ chức sự kiện cần thực hiện việc lấy thông tin của các doanh nghiệp về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
• Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như: mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.
• Xây dựng kịch bản ý tưởng và lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm tổ chức, thời gian, quy trình tổ chức, quản lý tiến độ chuẩn bị cũng như phương thức phối hợp và làm việc giữa doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
• Với kinh nghiệm và khả năng chuyên môn của mình, vai trò và công việc của công ty tổ chức sự kiện cần đưa ra các phương án dự phòng để đảm bảo việc tổ chức sự kiện hạn chế tối đa những rủi ro.
• Phân rõ vai trò và thống nhất nhiệm vụ giữa doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
• Thiết kế các ấn phẩm, gửi thiệp mời cho khách hàng của doanh nghiệp hoặc người tham gia sự kiện.
• Cân đối thời gian và triển khai quảng bá truyền thông cho sự kiện của bạn.
• Vận chuyển, lắp đặt, trang trí sự kiện và tổng duyệt trước khi chương trình diễn ra.
•  

Cần đáp ứng quy trình nghiêm ngặt để sự kiện diễn ra thành công

Giai đoạn thực hiện của sự kiện

• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
• Tổ chức quản lý và điều hành diễn biến chính của sự kiện.
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
• Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
• Đội ngũ nhân viên hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà.

Giai đoạn kết thúc của sự kiện

Sau khi sự kiện diễn ra, chúng ta sẽ tiếp tục làm việc để giải quyết các công việc bao gồm:

• Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
• Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
• Quản trị tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Chăm sóc khách hàng và người tham gia sự kiện.
• Đánh giá và rút kinh nghiệm cho những chương trình sau.

7. Các yếu tố để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Mỗi ngành nghề lại có một yêu cầu khác biệt. Đối với ngành tổ chức sự kiện, ngành nghề này lại càng đòi hỏi người theo đuổi cần có sự hiểu biết về những kỹ năng tổ chức sự kiện đặc thù và mỗi ngày đều phải rèn luyện và nâng cao khả năng chuyên môn, rèn giũa kỹ năng tổ chức sự kiện để phù hợp với những thay đổi của thời đại.

Những yếu tố để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là:

Kiến thức về ngành nghề

Để trở thành một người làm sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi bạn cần có kiến thức rất rộng về các ngành nghề trong các lĩnh vực khác nhau. Cho dù quy mô như thế nào cũng đòi hỏi hiểu biết nhất định và kiến thức chuyên môn để có thể dễ dàng nắm bắt được yêu cầu và xử lí thông tin của khách hàng một cách tốt nhất để tránh lạc đề hoặc đưa đến những hoạt động không cần thiết và rườm rà.

Tổ chức sự kiện đòi hỏi sự tỉ mỉ và bao quát

Kỹ năng bao quát, tỉ mỉ chi tiết

Khả năng bao quát trong quá trình tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng bậc nhất của một người trong ngành. Người làm sự kiện cần đặt mình vào góc độ của những người tham gia, dưới mọi góc nhìn để nắm bắt được những gì đang diễn ra và xử lí tình huống một cách kịp thời và hiệu quả.

Bên cạnh khả năng tổng quát, những cái nhìn tỉ mỉ và cụ thể cũng rất cần thiết bởi chỉ cần một sự sơ suất nhỏ trong sự kiện cũng sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường. Bởi một sự kiện ảnh hưởng tới rất nhiều người dưới nhiều hình thức khác nhau. Người làm sự kiện cần phải lường trước được những nguy cơ và có những phương án đảm bảo an toàn cho sự diễn ra suôn sẻ của sự kiện.

Nhân viên tổ chức sự kiện HT TRAVEL chuyên nghiệp và tận tâm

Khả năng sáng tạo và nhanh nhạy

Đối với một người làm sự kiện, “đạo đức nghề nghiệp” khiến bạn cần phải liên tục đưa ra những ý tưởng mới cho khách hàng. Công việc này vừa dễ vừa khó, bởi phải nắm chắc thông tin Insight của khách hàng mới có thể đem lại được những gì họ mong muốn: ý nghĩa, thông điệp mà sự kiện mang lại. Vì thế đòi hỏi khả năng sáng tạo và nhanh nhạy của nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Kinh nghiệm thực tế

Kiến thức là yếu tố cần nhưng chưa bao giờ là yếu tố đủ. Có hàng trăm loại sự kiện khác nhau và mỗi sự kiện lại có một đặc thù riêng, chính vì vậy việc thu nạp những kiến thức thực tế từ việc tổ chức sự kiện là điều vô cùng quan trọng.

8. Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy nhiên, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến và lựa chọn dịch vụ của những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Đảm bảo về chất lượng, an toàn khi diễn ra chương trình

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, kịch bản nội dung cho đến quy trình tổ chức cũng như điều hành sự kiện,… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có kỹ năng chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành để tư vấn cho sự kiện của bạn.

Chuyên gia tổ chức sự kiện Trúc Nguyễn chia sẻ kinh nghiệm của mình.

Thực tế những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện là rất dễ gặp phải nếu bạn chưa có kinh nghiệm thực tế, những sai lầm trên sân khấu đối với một sự kiện lớn đòi hỏi chuẩn xác là không thể quay lại được.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình. Từ đó, đảm bảo cho sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch và kịch bản.

Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức

Với doanh nghiệp thì công việc luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho việc tự tổ chức sự kiện là một điều rất mệt mỏi. Và không thể tập trung làm tốt được.

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu, thông tin và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được họ thực hiện.

Tiết kiệm chi phí

Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi và kỹ năng tốt cho khâu tổ chức sự kiện bạn.

Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu, nhân sự có chuyên môn hóa cao,… giúp tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện.

Quảng bá hình ảnh

Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời

Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương án để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kịch bản định sẵn và hoàn hảo nhất.

9. Các tiêu chí để chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện là gì?

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện thay vì tự tổ chức sẽ đảm bảo cho đơn vị chưa có kinh nghiệm.

Khi chọn một công ty tổ chức sự kiện, cần xem xét các tiêu chí sau để đảm bảo sự thành công của sự kiện:

1. Có nhiều năm kinh nghiệm với năng lực chuyên môn cao
2. Đạt được sự uy tín và đánh giá cao trong ngành
3. Dịch vụ xứng tầm với mức chi phí hợp lý
4. Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ đảm bảo sự kiện thành công

Đó là các yếu tố cơ bản; ngoài ra, với mỗi nhu cầu tổ chức sự kiện khác nhau, cũng sẽ có tiêu chí chọn của từng doanh nghiệp; vì thế vai trò, khả năng sáng tạo, kịch bản hay, năng lực chuyên môn là các yếu tố vô cùng quan trọng để giúp chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện tốt hơn đảm bảo sự kiện thành công.